CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Deberan adoptar sistemas de organizacion y control,manuales automatizados que permitan la adecuada administracion de las comunicaciones oficiales;contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demas elementos, elaboraran planillas, formatos,y controles, que permitan certificar la recepcion y envio de los documentos por parte de los funcionarios competentes.

Los criterios son:

*Deberan recibir unicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia,en caso que no sean para la entidad deberan ser devueltas al respectivo destinatario.

*Las comunicaciones que reciba la entidad se someteran a un proceso de seleccion antes de legalizar su recibimiento,igualmente se tendra especial cuidado de confrontar si la informacion que se recibe, esta completa, si tiene anexos, y si se encuentra en buen estado de conservacion.

*Las comunicaciones de caracter privado, no deberan abrirse y estaran plenamente identificadas con mensajes confidenciales. La entidad podra crear sus propios mecanismos de recibo, entrega, y control de la correspondencia personal.

*Las publicaciones que no son de caracter informativo no se deberan radicarse, por lo tanto se proda cear diseños de controles necesarios para recibirlos.

*El registro y radicacion de las comunicaciones debe de hacerse en forma permanente estableciendo horarios de reparto y distribucion.